Organizacja konferencji biznesowej krok po kroku. Jak zorganizować konferencję

Organizacja konferencji czy szkolenia pracowniczego to nie lada wyzwanie. Trzeba wziąć pod uwagę wiele czynników, począwszy od określenia budżetu, po znalezienie miejsca na konferencję i przygotowanie jej krok po kroku pod względem merytorycznym. Wiele osób ułatwia sobie to zadanie, korzystając z usług specjalnych agencji zajmujących się kompleksową obsługą i organizacją konferencji. Mają oni doświadczenie w tym, co robią i posiadają niezbędną wiedzę, by zrealizować swój plan w najdrobniejszym szczególe. Ale co, gdy musisz przygotować spotkanie biznesowe samodzielnie? Warto stworzyć dobry plan, a potem się go trzymać. W tym artykule podpowiadamy, od czego zacząć i jak powinna wyglądać organizacja konferencji krok po kroku.

Krok pierwszy: określ budżet przedsięwzięcia

Pierwszy i najważniejszy krok to stworzenie kosztorysu przedsięwzięcia. Wysokość budżetu, jakim dysponujemy to kluczowa informacja determinująca nasze późniejsze działania, związane chociażby z wybraniem lokalizacji, zamówieniem cateringu czy zakupem materiałów niezbędnych do przeprowadzanie konferencji lub szkolenia. Oczywiście im większą kwotą dysponujemy, tym wyższy poziom może mieć zorganizowana przez nas konferencja.

Oprócz niezbędnego minimum, możemy dodatkowo zapewnić uczestnikom smaczne wyżywienie, ciekawe atrakcje w czasie wolnym czy też wybrać hotel konferencyjny i zorganizować kilkudniową konferencję lub szkolenie przeplatane różnymi wycieczkami i rekreacjami dostępnymi na terenie hotelu. Niezwykle istotne jest więc to, by wiedzieć, na jak wiele wydatków możemy sobie pozwolić.

Warto też zadbać o to, by w miarę możliwości koszty obniżyć. Na porządku dziennym w takiej sytuacji jest negocjowanie cen z dostawcami. Duże znaczenie może też mieć dobór terminu – jeżeli będziemy elastyczni, mamy szansę trafić na atrakcyjne zniżki, ciekawe promocje czy niższe ceny obowiązujące po sezonie. Jeżeli czujemy, że ułożenie budżetu nas przerasta, warto skonsultować się z doradcą finansowym, który pomoże nam w tym.

Krok drugi: wybierz lokalizację konferencji

To kolejna kluczowa sprawa, mająca wpływ na przebieg całej konferencji czy szkolenia. Co należy wziąć pod uwagę w pierwszej kolejności? Lokalizacja ma być dogodna i łatwo dostępna dla zaproszonych gości. W przeciwnym razie nie będą oni miło wspominać tego wydarzenia, a może nawet nie zechcą w nim uczestniczyć, gdy poznają lokalizację i nie będzie im ona odpowiadać. Możemy wybrać część konferencyjną hotelu, w którym goście będą zakwaterowani lub inny obiekt, do którego trzeba dojechać z hotelu.

Doświadczenie pokazuje jednak, że najwygodniejszym rozwiązaniem jest jednak wybranie jednego hotelu konferencyjnego i skorzystanie z całego pakietu oferowanych usług. Znalezienie właściwego miejsca wymaga wielu rozmów telefonicznych, ale też osobistych odwiedzin, gdyż bywa, że opis właściciela obiektu daleko odbiega od rzeczywistości. Najlepiej więc sprawdzić to osobiście niż potem być rozczarowanym niemiłymi niespodziankami. Poszukiwania należy rozpocząć odpowiednio wcześnie, gdyż jest to dość czasochłonne zajęcie.

Krok trzeci sprawdź oferty: zobacz oferty konferencyjne w hotelach

Będąc w temacie wyboru lokalizacji konferencji, nie można pominąć etapu, jakim jest przeglądanie ofert konferencyjnych hoteli. Na naszym rynku pojawia się ich coraz więcej, dzięki czemu organizacja konferencji i szkolenia jest łatwiejsza. Różnorodne oferty dają nam możliwość wybrania takiej, która najbardziej odpowiada naszym potrzebom i oczekiwaniom.

Przy przeglądaniu ofert hoteli bierzemy pod uwagę powierzchnię obiektu, dostępność komunikacyjną hotelu, jakość świadczonych usług, zwłaszcza obsługę techniczną, bo to ona ma największy wpływ na przebieg konferencji, a także ogólne przygotowanie i doświadczenie hotelu w organizowaniu tego typu imprez biznesowych.

Sprawdź ofertę organizacji konferencji w Hotelu Dana w Szczecinie

Catering i zakwaterowanie

Zapraszając grupę osób na konferencję czy szkolenie, musimy zadbać o ich wyżywienie i zakwaterowanie. Jeśli chodzi o tę drugą kwestię, już pokrótce omówiliśmy to, jak należy wyszukiwać hotel konferencyjny. Warto wziąć też pod uwagę inne kwestie. Na przykład, jeżeli na konferencji zjawią się lekarze z całej Europy, nietaktem byłby wybór hotelu, w którym obsługa nie potrafi posługiwać się językami obcymi, a przynajmniej językiem angielskim. Tego rodzaju udogodnienia dla Gości są mile widziane i sprawią, że będą się oni czuć swobodnie i komfortowo. Ważną częścią spotkań biznesowych są wspólne posiłki uczestników.

To czas, gdy mogą się oni odprężyć, lepiej poznać i oczywiście posilić. Jakość serwowanych dań powinna więc być na najwyższym poziomie. Menu powinno uwzględniać wymogi programu, względy dietetyczne oraz budżet, a plan podawania posiłków powinien sprzyjać nawiązywaniu rozmów i wymianie wrażeń. Co ważne, każdy posiłek powinien być uwzględniony w planie konferencji poprzez zorganizowanie stosownych przerw o odpowiedniej długości. Najczęściej na tego typu spotkania wybiera się catering.

Obsługa powinna być dokładnie poinformowana o przebiegu konferencji, by wiedzieć, kiedy dokładnie wydawać kolejne dania. A w trakcie konsumpcji powinna obserwować salę i w razie potrzeby uzupełniać na stole napoje czy przekąski. Taka współpraca obsługi z organizatorami konferencji sprawi, że czas posiłku będzie sposobnością do lepszego poznania i odprężenia.

Krok czwarty: przygotowanie materiałów na konferencję

Skoro udało nam się przygotować budżet i ustalić lokalizację konferencji, musimy dobrze przygotować się do jej przebiegu. Jeżeli zamierzamy w trakcie konferencji korzystać z urządzeń audiowizualnych i multimedialnych, zadbajmy o to, by działały one bez zarzutu, a w razie czego dysponujmy zamiennikami. Dzięki temu nawet nieprzewidziana awaria nie zakłóci ani nie przerwie spotkania. Chcemy też, by każdy uczestnik spotkania biznesowego otrzymał niezbędne materiały do brania czynnego udziału w konferencji.

Dlatego też budżet powinien uwzględnić zakup artykułów piśmienniczych, wydruk niezbędnych materiałów w temacie konferencji, a także materiały dla osoby prowadzącej konferencję. Do materiałów konferencyjnych zaliczamy: identyfikatory, certyfikaty, torby konferencyjne, ulotki i druki reklamowe, teczki, płyty z prezentacjami, zdjęcia, filmy itp.

Krok piąty: zadbaj o promocję konferencji i eventu biznesowego

Konferencja powinna być ważnym i prestiżowym wydarzeniem. Aby tak było, trzeba jej nadać odpowiedni rozgłos poprzez promocję wydarzenia. Warto więc znaleźć patronów i sponsorów, którzy zechcą wspomóc organizację konferencji nie tylko finansowo, ale też poprzez odpowiednią reklamę i promowanie przy użyciu swojego wizerunku oraz wpływów. Dobrze, gdy o wydarzeniu dowie się Burmistrz czy prezydent miasta, w którym będzie organizowana konferencja i zechce wpisać to wydarzenie do kalendarza miasta.

Warto też o wydarzeniu zawiadomić lokalną prasę, media czy portale internetowe. Tą drogą informacja o wydarzeniu biznesowym rozejdzie się w mgnieniu oka! Warto też przygotować szereg atrakcyjnych materiałów informacyjnych dla osób zainteresowanych i zorganizować konferencję prasową. Wszystko to przykuje uwagę osób postronnych i nada wydarzeniu wyjątkową oprawę.

Dodatkowe wydarzenia towarzyszące

Jak wspomnieliśmy nieco wcześniej, konferencja to nie tylko spotkania branżowe, ale też czas wolny, gdy uczestnicy mogą się lepiej poznać, odpocząć i przeżyć coś ciekawego. Dlatego tak ważne jest zorganizowanie dodatkowych wydarzeń towarzyszących o charakterze rekreacyjnym. Mogą to być wycieczki krajoznawcze, zwiedzanie miast, programy kulturalne i rekreacyjne mające na celu poznanie okolicy i historii miasta, w którym odbywa się konferencja.

W ciągu dnia warto zadbać o rozrywkę w postaci sportów wodnych, motorowych czy lotniczych, a może nawet ekstremalnych, gier i zabaw integracyjnych czy też atrakcje w postaci degustacji win, zabiegów SPA, lekcji gotowania, makijażu itp. Wieczorem warto zadbać o organizację bankietu czy imprezy tematycznej.